E-Rechnung öffnen und lesen: So zeigen Sie XRechnung und ZUGFeRD an

Warum sich eine XRechnung nicht einfach öffnen lässt

Eine XRechnung ist keine Datei zum Ansehen, sondern ein Datensatz: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen stehen als XML-Elemente hintereinander, damit Buchhaltungsprogramme sie automatisch übernehmen können. Öffnet man die Datei per Doppelklick, zeigen Browser oder Editor deshalb nur Quelltext.

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Damit stellt sich für viele die Frage, wie man die Dateien überhaupt liest. Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht im Artikel E-Rechnung-Pflicht 2027.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was Sie vor sich haben

Eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie wie gewohnt als PDF öffnen. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht: Maßgeblich sind die Daten im eingebetteten XML. Enthält die sichtbare PDF abweichende Angaben, kann sie als weitere Rechnung gelten – mit möglichen steuerlichen Folgen für den Aussteller.

Kostenlose Möglichkeiten zum Öffnen

1. Unser E-Rechnung-Viewer

Der E-Rechnung-Viewer öffnet XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD und Factur-X – als XML oder als PDF. Die Datei wird dabei nur in Ihrem Browser verarbeitet und nicht hochgeladen. Zusätzlich prüft er Pflichtangaben und Rechenregeln und zeigt, ob das Profil steuerlich als E-Rechnung zählt. Die Lesefassung lässt sich drucken oder als PDF speichern.

2. Der Viewer der Finanzverwaltung bei ELSTER

Die Finanzverwaltung bietet unter elster.de/eportal/e-rechnung einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer an; eine ELSTER-Anmeldung ist dafür nicht nötig. Die Datei wird dort hochgeladen, und zwar jeweils eine XML-Datei mit höchstens 10 MB.

3. Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware

Viele aktuelle Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen ein und zeigen sie an. Auf Dauer ist das der bequemste Weg, weil die Daten dann gleich weiterverarbeitet werden, statt sie aus der Lesefassung abzutippen.

Worauf Sie beim Prüfen achten sollten

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung – und zwar im XML-Teil. Prüfen Sie insbesondere:

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum
• Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuersatz
• ob die Summen stimmen: Positionen, Umsatzsteuer und Zahlbetrag

Die Rechenregeln und viele Pflichtangaben prüft der Viewer automatisch. Er zeigt auch, wenn eine ZUGFeRD-Datei nur das Profil MINIMUM oder BASIC WL hat – diese Profile gelten nicht als E-Rechnung.

Nicht jede Meldung wiegt steuerlich gleich schwer. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 macht ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel eine Rechnung nicht automatisch zu einer Nicht-E-Rechnung. Für den Vorsteuerabzug zählt, ob die Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG vorhanden und richtig sind. Bei Fehlern lohnt es sich trotzdem, den Aussteller um eine korrigierte Rechnung zu bitten.

Richtig aufbewahren

Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Sie heißt das: Archivieren Sie die XML-Datei – oder die ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML – unverändert. Ein Ausdruck oder eine gespeicherte Lesefassung ersetzt das Original nicht.